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哈尔滨工程大学审计处档案管理办法

发布时间:2013-05-29  浏览次数:566

第一章   

第一条  为规范审计处档案立卷归档工作,依据审计署《审计机关审计档案工作准则》、审计署和国家档案局《审计文件材料立卷归档工作程序》、《哈尔滨工程大学部门立卷工作规范》及相关规定,制定本管理办法。

第二条  审计处的档案管理工作由处长领导,对档案工作给予具体指导和监督;根据工作需要,由处长指派兼职档案员,严格按学校制定的档案管理规定,收集、整理、保管本处具有保存价值的文件材料。兼职档案员的工作量纳入日常工作当中,并作为工作业绩考核、岗位评聘定级的一个方面。

第三条  对于涉密文件,按学校保密管理规定办理。

第二章 归档程序

第四条  所有文件材料均采用A4纸归档,页面整洁,不符合规格的文件不予归档(财务账表、工程图纸除外)。
    第五条  书面审计文件材料由项目主审或项目负责人归集后交由兼职档案员归档,按审计项目立卷,审计报告原则上应单独成卷;其他审计事项视材料多少可单独立卷或合并立卷,案卷首页为案卷目录(由拟稿人或项目主审签字);
    第六条  审计项目结束、审计报告批复后,由项目主审或项目负责人在10个工作日内将审计通知书和审计报告、招标材料的电子文档到兼职档案员处备案,第二年年初,由兼职档案员将上一年度档案集中刻入光盘,以年度编号,存入防磁柜归档。
    第七条  涉密文件单独编号放入保密柜归档。

第八条  每年终,所有人员将各自起草、已下发的函及制度规定,到兼职档案员处备案、编号、归档。
    第九条  兼职档案员设立各类审计档案备查登记簿。

第十条  立卷编目

1.财务审计档案,档案盒外侧统一打印为:CS-年度-项目编号,审计项目名称;
    2.基建审计档案,档案盒外侧统一打印为:JS-年度-项目编号,审计项目名称;
    3.一般文件档案,档案盒外侧统一打印为:WS-年度-序号,文件名称;
    第十一条  项目主审应在归档之前,先与兼职档案员沟通,确定归档内容。然后以卷为单位,对卷内文件在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯数字顺序打印页号。
    第十二条  按学校相关规定,审计档案审计处保存两年后,移交档案馆。
    第二章 归档内容
    第十三条  财务审计及项目管理审计归档内容及顺序
    1.立项性文件材料:审计通知书或审计项目计划,后附上级审计机关或学校指令性文件、审计委托书,与审计事项有关的举报材料及领导批示,审前调查记录等其他立项依据;
    2.结论性文件材料:审计报告(调查),后附有重要内容的审计报告修改稿,审计报告征求意见书及被审单位书面意见,审计移送处理书,上级批复、指示,被审计单位关于执行审计结论的报告(适用于后续审计)等相关材料;
    3.证明类文件材料:审计承诺书,审计工作底稿,审计证据等。无需要特殊强调的事项可以不做工作底稿,否则审计证据应附在相应底稿的后面。审计证明材料应以审计报告所列事项的需要为标准,区分经过核实和未经过核实、已用做依据和未用作依据,分别加以取舍;与审计报告所列事项无关或未经核实的材料,不予立卷;
    4.其他备查文件材料:不属上述立卷范围但有重要参考价值的文件材料,可作为备查资料保存。
    第十四条  基建审计归档内容
    1.工程结算书、图纸(包括除专业图纸以外的工程量证明的简图)等审核资料;
    2.工程量计算底稿;
    3.施工现场勘察记录;
    4.资产设备招标会议纪要,基建、修缮会议纪要;
    5.工程所用主材的确定依据;
    6.其他与工程结算审核相关的资料。
    第十五条  其他招标、备案等审计事项按立项性文件材料、结论性文件材料、证明类文件材料的顺序归档。
    第十六条 电子文档归档内容为审计通知书和审计报告、招标材料汇总光盘。
    第十七条  外单位下发的投资计划等文件,应按文件统一编号归档。项目审计所需文件需办理借阅手续或借阅后自行复印。
    第十八条  不需保存的文件材料,由项目主审确定,经处领导签批后销毁。
    第三章 借阅程序
    第十九条  设立审计档案借阅簿。
    第二十条  处内档案原则上不允许外借,如需外借或复印,需经处长批准。
    第二十一条  处内人员借阅审计档案应先通知兼职档案员,如借阅时间超过一天,需在审计档案借阅簿上登记。
    第二十二条  全处人员都要严格遵守国家有关档案管理和保密工作的规定,爱护档案资料,切实保护档案资料,做到不遗失、不泄密。
    第四章 附  
    第二十三条  本办法由学校审计处负责解释。

第二十四条  本办法自发布之日起实施。

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